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Politique de confidentialité

(cette politique de confidentialité est basée sur le règlement européen RGPD1 (UE) 2016/679 en vigueur le 25 mai 2018)

Note préliminaire : Le terme “nous” dans le texte ci-dessous se réfère au Oekozenter Pafendall

  1. Introduction

Le 25 mai 2018, le règlement européen N° 2016/679, dit « Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD), entre en vigueur. Ce règlement est applicable dans tous les États membres de l’Union européenne ainsi que chaque entité morale agissant sur le territoire de l’Union européenne. L’objectif principal du règlement est de constituer un texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel, qui renforce, unifie et harmonise la protection des données pour tous les individus de l’Union européenne. De plus, le règlement s’applique même aux instances en dehors du territoire de l’Union européenne, qui traitent des données de ressortissants de celle-ci.

La présente politique de confidentialité est applicable au traitement des données à caractère personnel par l’Oekozenter Pafendall et par les sites web gérés par l’Oekozenter Pafendall.

Nous accordons de l’importance à une gestion prudente de vos données à caractère personnel. Cela signifie notamment que nous gérons vos données à caractère personnel en toute confidentialité, que nous avons pris des mesures de sécurité afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’accès non autorisé ou le vol, et que nous supprimerons les données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires à notre travail associatif.

 

  1. Données à caractère personnel concernées

L’Oekozenter Pafendall reçoit vos données à caractère personnel de différentes façons lorsque vous:

– prenez contact avec nous par courriel (nom et prénom, adresse de courriel) ou téléphone (numéro de téléphone) ;

– vous inscrivez / participez à nos événements (nom et prénom, adresse postale, adresse de courriel ou téléphone) ;

– présentez votre candidature à un emploi ;

– vous vous inscrivez sur place à notre bibliothèque nommée “oekobib mediathéik” (nom et  prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone/portable, adresse e-mail, profession)

– recourez à nos services de consultation.

 

  1. Données à caractère personnel que nous recueillons

L’Oekozenter Pafendall privilégie une approche de proportionnalité et de minimisation des données traitées. Nous veillons à ce que les données que nous collectons et traitons soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux finalités des traitements en question.

Fichier des membres du conseil d’administration

Titre (facultatif) ;

Nom et prénom ;

adresse postale (Rue et n°, code postal, localité, pays) ;

nationalité (conformément à la loi) ;

date et lieu de naissance (conformément à la loi)

numéro(s) de téléphone (facultatif) ;

adresse électronique, de courriel (facultatif) ;

 

Fichier des membres

Nom et prénom;

adresse postale (Rue et n°, code postal, localité, pays);

nationalité.

 

Tableau des membres démissionnaires ou décédés

Année de démission ou année de décès (lorsque la famille ou des proches nous en informent).

Les données de nos membres démissionnaires ou défunts sont recueillies dans une liste qui est archivée dans un dossier pendant 5 années, sauf demande contraire. Dans le cas d’un décès, cette demande doit être faite par la famille ou les proches.


Gestion des cotisations

Lors du payement des cotisations:

 → Membres

Nom et prénom;

adresse postale (Rue et n°, code postal, localité, pays);

nationalité.

 

→ Membres du conseil d’administration

Titre (facultatif) ;

Nom et prénom ;

adresse postale (Rue et n°, code postal, localité, pays) ;

nationalité (conformément à la loi) ;

date et lieu de naissance (conformément à la loi)

numéro(s) de téléphone (facultatif) ;

adresse électronique, de courriel (facultatif) ;

 

Gestion des inscriptions à nos événements

nom et prénom ;

adresse postale (Rue et n°, code postal, localité, pays);

adresse électronique, de courriel et/ou numéro de téléphone.

 

Gestion des listes de contact non membres

nom et prénom ;

adresse, code postal, ville ;

adresse électronique ou/et numéro de téléphone

profession, société, service, fonction (facultatif)

participation aux formations ou événements antérieurs.

 

Visite de nos sites

adresse IP et matériel/technologie ;

cookies :

pour tous les visiteurs des sites internet gérés par le Oekozenter Pafendall, à des fins d’évaluation des statistiques de visites à l’aide de Google Analytics.

Sites concernés:

 

Service de consultation

nom et prénom (facultatif) ;

adresse, code postal, ville (facultatif) ;

adresse électronique ou/et numéro de téléphone (facultatif).

 

  1. Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de la réalisation de nos missions pour pouvoir:

– traiter vos demandes de consultation;

– traiter et gérer votre cotisation;

– satisfaire aux exigences légales ;

– envoyer des courriels / courriers d’information aux membres et non-membres ;

– gérer notre administration (financière) conformément aux exigences légales ;

– établir des statistiques web ;

 

  1. Légitimité du traitement de données à caractère personnel

Notre légitimité pour traiter vos données à caractère personnel repose sur:

– le consentement de votre part au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;

– une nécessité d’exécution d’un contrat lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;

– l’accomplissement et le respect des finalités de notre organisation telles que définies dans nos missions statutaires et poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

 

  1. Conservation de vos données à caractère personnel

Notre objectif consiste à supprimer les données à caractère personnel dès que celles-ci ne nous sont plus nécessaires pour réaliser nos missions . Certaines données sont cependant conservées car cela est nécessaire en raison d’une obligation légale. A l’exception des obligations légales auxquelles nous devons nous conformer, vous avez toutefois la possibilité de faire valoir vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel. (voir nr.8)

Par contre, les données que nous livrons annuellement au Recueil électronique des sociétés et associations ne relèvent plus de notre responsabilité quant à leur sort (nom, prénom, nationalité, lieu de résidence, code postal).

 

  1. Traitement de vos données personnelles


Bases légales

L’Oekozenter Pafendall veille à assurer ce que ses traitements de vos données à caractère personnel soient licites. Dans cet objectif, nous veillons à assurer que chaque traitement soit justifié par une base légale valide, telle que le consentement de la personne concernée, la nécessité à l’exécution d’un contrat, ou la nécessité à des fins légitimes (voir supra “Légitimité du traitement de données à caractère personnel”) .

Sécurité

L’Oekozenter Pafendall prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Registre des activités de traitement de données

L’Oekozenter Pafendall tient un registre des activités de traitement de données qu’il effectue.

 

  1. Vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire une demande pour consulter, corriger ou supprimer vos données à caractère personnel. L’Oekozenter Pafendall y donnera suite à moins que des obligations légales s’y opposent.

Vous avez un droit d’opposition à toute utilisation de vos données à des fins incitatives dans les limites raisonnables des buts définis dans le cadre des missions statutaires de l’organisation.

Si un membre ne désire plus que l’Oekozenter Pafendall utilise ses données (dans le cadre de la gestion des membres tel que décris précédemment), cela implique la démission du membre en question.

Si vous n’êtes pas d’accord avec notre décision concernant une demande de droit de regard, de correction, de suppression ou d’opposition, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission nationale pour la protection des données : www.cnpd.lu

 

  1.  Droit à l’image

Lors d’une manifestation / événement public/que organisé(e) par l’Oekozenter Pafendall, des photos ainsi que d’autres enregistrements sonores ou audiovisuels peuvent être pris. Ces documentations peuvent ainsi être publiés sur différents supports (site web, publications écrites, video, etc…[1]) pour promouvoir nos activités.

L’Oekozenter Pafendall se permet de garder ces documentations jusqu’au retrait du consentement des personnes concernées.

Chaque individu peut s’opposer à cette publication soit en envoyant un mail à soit oekozenter@oeko.lu  en appelant 43 90 30 – 40.  L’Oekozenter Pafendall, dans la mesure du possible, respectera cette opposition et retirera l’image (la photo individuelle) ou floutera la personne concernée.

 

  1. Questions / modifications et rectifications

Si vous avez

  • des questions ou des remarques sur notre politique de confidentialité ou sur la façon dont l’Oekozenter Pafendall traite les données à caractère personnel,
  • vous voulez apporter une modification à l’utilisation des données vous concernant resp vous avez des contestations, réclamations et autres selon la RGPD

 

vous pouvez vous adresser à oekozenter@oeko.lu

ou par courrier postal à:

Oekozenter Pafendall asbl

6, rue Vauban

L-2663 Luxembourg

 

  1. Modifications apportées à la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la politique de confidentialité. Veuillez dès lors consulter régulièrement notre politique de confidentialité pour constater d’éventuelles modifications.

 

 

[1] Liste non exhaustive